Salah satu Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Ponorogo adalah dengan menyediakan jasa surat menyurat dinas. Seluruh surat masuk yang ditujukan kepada Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, dan Pejabat Daerah yg lain pasti melalui Bagian Umum. Bagian Umum sendiri memiliki aplikasi pengelolaan arsip surat sendiri yang mengumpulkan data sejak tahun 2015, yaitu SIMARS. Beberapa grafik di bawah akan memberikan gambaran umum tentang pengelolaan surat masuk menggunakan SIMARS selama kurun waktu 2017 sampai dengan bulan April 2020.

Gambar di atas merupakan gambar komulatif per tahun dalam pengelolaan kearsipan SIMARS. Pada tahun 2017, bagian Umum mengelola sebanyak 3454 surat. Lalu pada tahun 2018 dan 2019 turun ke angka 3164 dan 2986. Penurunan surat yang ditujukan kepada Pejabat Daerah tersebut dari tahun ke tahun turun sebanyak 8.39% pada tahun 2017 ke 2018 dan 5.62% dari tahun 2018 ke 2019.

Sedangkan dalam grafik di atas dapat dilihat terjadinya naik turun pengelolaan persuratan. Dalam grafik tersebut dapat dibuat kesimpulan bahwa terjadi penurunan pada bulan Juni dan Desember.