Tak bisa dipungkiri, Bagian Umum Sekretariat Daerah -utamanya Sub Bagian Tata Usaha- merupakan pusat segala hal mengenai persuratan (arsip dinamis). Segala persuratan dari Dinas atau masyarakat yang ditujukan kepada Pimpinan Daerah harus melalui Bagian Umum dahulu sebelum diterima oleh beliau. Sedangkan persuratan dari Pimpinan Daerah ke Instansi lain juga akan melewati Bagian Umum.

Di sisi lain, Pemerintah Republik Indonesia sedang gencar-gencar nya melakukan sosialisasi terkait penggunaan media elektronik khususnya teknologi informasi dan komunikasi dalam pemerintahan. Hal itulah yang mendasari keluarnya Peraturan Presiden no. 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Khususnya, pada Pasal 63 ayat (1) huruf f yang berbunyi: “Pembangunan dan/atau pengembangan Aplikasi Umum ditujukan untuk memberikan Layanan SPBE yang mendukung kegiatan pemerintahan di bidang kearsipan”. Kementerian Komunikasi dan Informatika sendiri memiliki sebuah aplikasi berbasis website yang digunakan untuk melakukan manajemen persuratan yang diberi nama SIMAYA. SIMAYA merupakan sebuah aplikasi yang terintegrasi dan ditujukan untuk seluruh pemerintah daerah yang ada di Indonesia, baik itu pemerintah provinsi, kota, maupun kabupaten.

Untuk itu, Pemerintah Daerah Kabupaten Ponorogo yang dalam hal ini diwakili Kepala Bagian Umum Sekretariat Daerah dan Kepala Bidang E-Government Dinas Komunikasi, Informasi, dan Statistik Kabupaten Ponorogo bersama-sama melakukan konsultasi ke Kementerian Komunikasi dan Informatika pada hari Rabu, 13 November 2019. Rombongan Pemerintah Daerah Kabupaten Ponorogo berangkat dari Stasiun Madiun pada hari Selasa, tanggal 12 November pukul 19.30 malam dan tiba di Stasiun Gambir pada hari Rabu, 13 November 2019 pada pukul 06.00. Setelah itu, rombongan langsung bergegas untuk mempersiapkan diri dan berkonsultasi di Kementerian Komunikasi dan Informatika yang berlokasi di Jl. Medan Merdeka Barat no. 9 Jakarta Pusat.

Konsultasi diterima oleh Kepala Subdirektorat Layanan Aplikasi Informatika Kemaritiman dan Pembangunan Manusia dan Kebudayaan, Kepala Seksi Pengembangan Layanan Aplikasi Informatika Kemaritiman dan Pembangunan Manusia dan Kebudayaan, dan Kepala Seksi Data Dan Informasi Layanan Aplikasi Informatika Kemaritiman dan Pembangunan Manusia dan Kebudayaan. Konsultasi dimulai dengan pemaparan garis besar mengenai aplikasi SIMAYA oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika. Setelah itu, barulah memasuki ke hal teknis seperti pembuatan User Account, struktur organisasi pemerintah daerah, dan lain sebagainya. Hingga pada pukul 11.30 WIB, rombongan kembali pulang ke daerah asal Ponorogo.

Sesuai Visi Bagian Umum, yaitu “Demi Terwujudnya Pelayanan Prima”, Bagian Umum selalu berinovasi di setiap aspek demi terwujudnya pelayanan prima. Penerapan teknologi informasi dalam administrasi persuratan merupakan sebuah upaya Bagian Umum agar dapat memberikan pelayanan yang cepat dan tepat.